Udostępnianie zdjęć podczas wydarzeń firmowych: seminarium, wieczór firmowy, targi
Udana doroczna impreza, starannie zorganizowane seminarium, ożywiony stoisko: współpracownicy i goście robią dziesiątki zdjęć, których firma nigdy nie odzyskuje. Wspólny album dostępny przez kod QR rozwiązuje ten problem, pod warunkiem spełnienia trzech warunków typowych dla świata biznesu: brak tarć dla uczestników, nienaganny wizerunek marki oraz uporządkowany zbiór danych osobowych. Oto jak to zrobić.
Dlaczego warto gromadzić zdjęcia z wydarzeń wewnętrznych
Zdjęcia z wydarzeń firmowych mają drugie życie: służą komunikacji wewnętrznej, sieci społecznościowej firmy, employer brandingu, podsumowaniom wysyłanym uczestnikom, a także jako materiał do kolejnych zaproszeń. Problem w tym, że bez wspólnego narzędzia pozostają rozproszone w telefonach.
Wspólny album odwraca tę logikę: kod QR wyświetlany na stołach lub stoisku, a każdy uczestnik przesyła swoje zdjęcia do jednego miejsca, z którego zespół ds. komunikacji pobiera je jednym kliknięciem na koniec.
Bez aplikacji: warunek uczestnictwa
W firmie jeszcze bardziej niż w gronie rodziny nikt nie instaluje aplikacji na jedną noc wydarzenia, a telefony służbowe są często zablokowane przez Dział IT. Udostępnianie musi odbywać się przez przeglądarkę: zeskanowanie kodu QR, wybór zdjęć, wysłanie. Żadne konto, żadna instalacja, żadne dane identyfikacyjne nie są wymagane od uczestników.
Ta funkcjonalność bez konta przynosi natychmiastową korzyść w zakresie zgodności: usługa nie gromadzi identyfikatorów współpracowników, co znacznie ułatwia analizę dla Twojego inspektora ochrony danych.
Wizerunek marki: personalizacja i biała etykieta
Wydarzenie firmowe jest odzwierciedleniem Twojej marki: galeria, plakat z kodem QR i ściana muszą nosić Twoje kolory, a nie te z ogólnodostępnego narzędzia. Poszukaj usługi, która pozwala personalizować motyw, nazwę i kolory akcentów.
Dla agencji, miejsc eventowych i firm przyjmujących klientów, biała etykieta idzie jeszcze dalej: logo i nazwa narzędzia znikają za Twoimi. U fotelyi biała etykieta (Twój logo, Twoja nazwa, Twój kolor) jest dostępna w formule Premium i włączona w ofercę PRO.
Moderacja: chronić markę, pozwalając na życie imprezie
Na ścianie wyświetlanej podczas plenarnego spotkania lub na stoisku, nawet jedno nieodpowiednie zdjęcie psuje wrażenie. Rozwiązanie nie polega na zakazie, lecz na moderacji: moderacja wspomagana przez AI usuwa problematyczne treści z wyprzedzeniem, organizator ma ostateczne słowo (przywrócenie lub usunięcie jednym kliknięciem), a każdy uczestnik dysponuje przyciskiem zgłoszenia.
U fotelyi moderacja jest kontrolowana przez organizatora (wyłączona, standardowa lub rygorystyczna), a analiza jest przeprowadzana przez europejską sztuczną inteligencję: zdjęcia z Twojego wydarzenia nie są wysyłane poza Unię Europejską w celu analizy.
RODO i dane: dokumentacja, która uspokoi Twojego inspektora ochrony danych
Zdjęcia współpracowników to dane osobowe. Trzy kwestie decydują o różnicy w analizie: miejsce hostingu (preferowana Unia Europejska), okres przechowywania (automatyczne usunięcie po wydarzeniu zapobiega dziczeniu archiwów) oraz minimalizacja (brak kont uczestników, brak nadmiarowych danych).
Pozostaje kwestia prawa do wizerunku, która należy do Twojej organizacji: poinformowanie uczestników, że zdjęcia będą robione i udostępniane. Tekst zgody wyświetlany w momencie skanowania, przed wysłaniem, uwiarygadnia to powiadomienie we właściwym miejscu. Ten artykuł jest popularyzacją, a nie poradą prawną: Twój inspektor ochrony danych lub prawnik pozostają Twoim głównym punktem kontaktowym.
Wiele wydarzeń: formuła, która podąża za Twoim kalendarzem
Firma lub agencja nie organizuje jednego wydarzenia, lecz cały kalendarz: seminarium na powrót do szkoły, życzenia, targi, afterworki. Płacenie za każde wydarzenie szybko staje się absurdalne. Rolą oferty subskrypcyjnej jest to właśnie: u fotelyi formuła PRO (39 € miesięcznie) obejmuje nieograniczoną liczbę wydarzeń z funkcjami Premium, w tym białą etykietą.
Formaty, które się sprawdzają, według typu wydarzenia
- Seminarium : ściana zdjęć w stylu kinematograficznym podczas plenarnego spotkania i przerw; album służy następnie jako podsumowanie wysłane uczestnikom.
- Wieczór firmowy : ściana w stylu polaroidu przy barze, wyzwania fotograficzne, aby rozpocząć wieczór, księga pamiątkowa na wiadomości dla zespołów.
- Targi lub konferencja : mozaika na ekranie stoiska, zasilana przez odwiedzających; kod QR staje się punktem kontaktowym.
- Team building : wyzwania fotograficzne dla zespołów, wspólna galeria na koniec dnia.