Privacybeleid

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking is Johann Flipo, eenmanszaak (SIREN 107 376 071), 6 rue d'Armaillé, 75017 Parijs, Frankrijk. Contact: contact@fotelya.com. Er is geen functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangewezen, omdat deze niet vereist is voor de uitgeoefende activiteit; verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens worden rechtstreeks behandeld door de uitgever.

2. Ons principe

Fotelya is ontworpen rondom minimalisering : gasten delen hun foto’s en video’s zonder account of registratie. Wij verzamelen alleen wat strikt noodzakelijk is voor de werking van de Dienst. Wij verkopen geen gegevens door en tonen geen advertenties. Geen enkele foto en geen enkel bericht wordt gebruikt om een AI te trainen: niet door Fotelya en niet door onze moderatieleverancier (trainingsoptie uitgeschakeld).

3. Verwerkte gegevens

• Organisator: e-mailadres, titel, datum en instellingen van het evenement, taal en, bij het PRO-aanbod, het logo en de kleuren van het merk. Betalingsgegevens (kaart, factuuridentiteit) worden verwerkt door Paddle: wij ontvangen alleen de referentie van de transactie, de gekozen formule en het bedrag.
• Gast: de foto's en video's die hij of zij kiest te verzenden en, als die er een achterlaat, een geschreven of gesproken bericht in het gastenboek met de opgegeven naam. Een willekeurige identificatie, opgeslagen in een cookie en in de lokale opslag van de browser, maakt het mogelijk de eigen uploads te verwijderen of te wijzigen. EXIF-geolocatiegegevens worden verwijderd bij het uploaden.
• Uploadlogboek: voor elke upload van inhoud het IP-adres, de gebruikte browser en het tijdstempel (wettelijke verplichting, zie sectie 4).
• Technische en beveiligingsgegevens: beveiligingslogboeken (IP-adres, land, browser, tijdstempel), technische foutrapporten waarin toegangslinks zijn gemaskeerd, en geaggregeerde bezoekerstellers.
• Bezoekersmeting: Cloudflare Web Analytics, zonder cookies, en een instrument dat aan serverzijde draait (PostHog, servers in Frankfurt). Geen van deze instrumenten plaatst een cookie of tracker op uw apparaat. Uw IP-adres wordt niet aan PostHog doorgegeven: het wordt vervangen door een onomkeerbare technische vingerafdruk die elke dag wordt vernieuwd, waardoor volgen van de ene dag op de andere onmogelijk is. De statistieken zijn geaggregeerd en worden nooit gebruikt om een profiel op te bouwen.
• Beoordeling na het evenement (optioneel): score, opmerking en, als u instemt met publicatie, uw voornaam en woonplaats.
• Zakelijke prospectie: naam, zakelijk e-mailadres en bedrijf van professionals uit de evenementensector (locaties, planners, leveranciers), afkomstig van hun openbare websites.

4. Doeleinden en wettelijke grondslagen

5. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens zijn toegankelijk voor de Uitgever en, voor de inhoud van een evenement, voor de Organisator ervan. Wij maken gebruik van de onderstaande verwerkers, gebonden aan een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Meerdere van hen zijn Amerikaanse bedrijven: dat vermelden wij, samen met de plaats van verwerking en het mechanisme dat elke doorgifte omkadert.

Paddle.com Market Limited (Verenigd Koninkrijk), onze officiële wederverkoper (Merchant of Record), verkoopt de betaalde aanbiedingen op eigen naam: Paddle verwerkt uw betalingsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen privacyverklaring. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

De Uitgever bewaart ook back-upkopieën op een server die hij in Frankrijk beheert. Er worden geen gegevens verkocht of overgedragen voor reclamedoeleinden. Elke nieuwe verwerker wordt aan deze tabel toegevoegd voordat die in gebruik wordt genomen.

Geautomatiseerde moderatie door AI. Wanneer de Organisator dit inschakelt (instelling met drie niveaus, uitschakelbaar), worden de verzonden foto's en geschreven berichten automatisch geanalyseerd door Mistral AI (Frankrijk, verwerking binnen de Europese Unie) om duidelijk ongepaste inhoud te detecteren (expliciete naaktheid, geweld, enz.). Video's worden niet automatisch geanalyseerd. Deze analyse neemt nooit zelf een definitieve beslissing: de Organisator behoudt de controle en het laatste woord (goedkeuring, herstel of handmatige verwijdering). Geen enkele foto en geen enkel bericht wordt gebruikt om een AI te trainen: niet door Fotelya en niet door onze moderatieleverancier (trainingsoptie uitgeschakeld).

6. Doorgiften buiten de Europese Unie

Foto's, video's en gesproken berichten worden opgeslagen onder de jurisdictie van de Europese Unie, de database wordt gehost in Frankfurt (Duitsland) en de automatische moderatie vindt plaats binnen de Europese Unie. Sommige gegevens worden toch buiten de Unie of door Amerikaanse bedrijven verwerkt, in de gevallen die in sectie 5 zijn vermeld: pagina's en verzoeken die via het wereldwijde netwerk van Cloudflare worden geleverd, e-mails die via Resend (Verenigde Staten) worden verzonden, interne meldingen per e-mail (Google) en via Discord.

Deze doorgiften berusten op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 over het EU-US Data Privacy Framework, waaraan elk van deze bedrijven deelneemt (officiële lijst: dataprivacyframework.gov), aangevuld, wanneer de leverancier ze aanbiedt, met de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een Amerikaans bedrijf kan verzoeken om toegang krijgen van Amerikaanse autoriteiten, ook voor gegevens die in de Unie zijn opgeslagen: versleuteling in rust en tijdens verzending, minimalisering en automatische verwijdering beperken de reikwijdte daarvan. Voor het Verenigd Koninkrijk (Paddle) geldt een adequaatheidsbesluit. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen door te schrijven naar contact@fotelya.com.

7. Bewaartermijnen

• Media en gegevens van het evenement (foto's, video's, gastenboek, instellingen): automatisch verwijderd wanneer de Aanbieding afloopt, vastgesteld op ten minste 30 dagen na de datum van het evenement voor de gratis Aanbieding, 6 maanden voor de Aanbieding Evenement, 12 maanden voor de Aanbieding Premium en 3 maanden voor een evenement dat met het PRO-aanbod is aangemaakt. Een galerij die de Organisator naar de prullenbak heeft verplaatst, kan 7 dagen worden hersteld en wordt daarna verwijderd.
• ZIP-archieven die voor download zijn voorbereid: verwijderd 7 dagen na de voorbereiding.
• Facturatiegegevens: bewaard gedurende de wettelijke termijn van tien (10) jaar (boekhoudkundige verplichtingen).
• Uploadlogboek (identificatie van bijdragers): het IP-adres, de browser en het tijdstempel van elke upload van inhoud door een gast worden twaalf (12) maanden bewaard (artikel 6 van de Franse LCEN en decreet nr. 2021-1362), ook na verwijdering van het evenement en de media ervan. Dit logboek bevat geen media; het wordt alleen geraadpleegd op vordering van de gerechtelijke autoriteiten en daarna automatisch verwijderd.
• Logboek van aanvragen voor toegangslinks (e-mailadres): 90 dagen.
• Bezoekgegevens (ingekort IP-adres of dagelijkse vingerafdruk): 7 tot 14 dagen; bezoekerstellers worden alleen in geaggregeerde vorm bewaard.
• Logboek van formulewijzigingen (IP-adres, land, browser): twaalf (12) maanden.
• Verzendgeschiedenis van commerciële e-mails: drie (3) jaar.
• Foutrapporten en bezoekersmeting: verwijderd volgens de bewaartermijn van ons abonnement bij Sentry en bij PostHog.
• Afmeldvoorkeuren en wegens misbruik geblokkeerde adressen: zolang nodig is om uw keuze te respecteren of herhaling van misbruik te voorkomen.
• Gepubliceerde beoordelingen: tot u uw toestemming intrekt.
• Zakelijke prospectie: drie (3) jaar na het laatste contact, of tot u bezwaar maakt.
• Versleutelde back-ups: voor herstel na een calamiteit worden versleutelde back-ups apart bewaard; gegevens die van het platform zijn verwijderd, kunnen daarin maximaal vierentwintig (24) maanden blijven bestaan (automatische rotatie: wekelijks, maandelijks en één jaararchief), voordat ze definitief worden overschreven. Deze back-ups worden nooit geraadpleegd, behalve voor een noodherstel.

8. Beveiliging

Foto's, video's en de database zijn bij onze hostingproviders versleuteld in rust (AES-256), en alle verbindingen zijn versleuteld tijdens verzending (TLS). Toegang verloopt via ondertekende links met een beperkte geldigheid en, als de Organisator dit inschakelt, via een code (PIN), op niet-openbare galerijen met niet-opsombare identificaties. EXIF-locatiemetadata worden verwijderd. Beheerderstoegang is beschermd met een identificatie via Cloudflare Access gevolgd door een wachtwoord, en toegangslinks worden gemaskeerd in foutrapporten.

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG hebt u recht op inzage, rectificatie, wissing, bezwaar, beperking, overdraagbaarheid, het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, en het recht om richtlijnen vast te leggen over de afhandeling van uw gegevens na uw overlijden. Elke herkenbare persoon op een medium kan zich beroepen op zijn portretrecht en kan verwijdering ervan aanvragen. Om uw rechten uit te oefenen: contact@fotelya.com. We reageren binnen een maand.

10. Klacht

U kunt een klacht indienen bij de CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés, cnil.fr) of bij de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf.

11. Minderjarigen

De Dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 15 jaar zonder toestemming van een persoon die het ouderlijk gezag uitoefent. Foto's van een evenement kunnen kinderen tonen: hun beeltenis is een persoonsgegeven, en de toestemming van hun ouders is vereist vóór elke verspreiding (zie de algemene voorwaarden). Een ouder kan op elk moment vragen om een foto van zijn of haar kind te verwijderen, bij de Organisator of rechtstreeks via contact@fotelya.com; wij verwijderen die zo snel mogelijk. We verwijderen alle gegevens van een minderjarige die ons bekend worden zonder dergelijke toestemming.

12. Bewoners buiten de Europese Unie

Wij hanteren een beschermingsniveau geïnspireerd op de AVG op wereldwijde schaal. Specifieke rechten kunnen van toepassing zijn afhankelijk van uw woonplaats:

• Californië (CCPA/CPRA) : rechten op toegang, verwijdering en bezwaar tegen de «verkoop» van persoonsgegevens. Fotelya verkoopt geen gegevens.
• Brazilië (LGPD) : gelijkwaardige rechten op toegang, correctie en verwijdering.
• Overige rechtsgebieden: neem contact met ons op om uw lokale rechten uit te oefenen.

13. Cookies

Het gebruik van cookies wordt gedetailleerd beschreven in ons Cookiebeleid. Er worden geen advertentietrackers gebruikt.

14. Online uitnodigingen

Fotelya biedt ook online uitnodigingen aan, waarop gasten via een webpagina antwoorden. Voor deze dienst gelden de volgende regels.

• Verwerkingsverantwoordelijke: dezelfde als voor de rest van de Dienst, Johann Flipo, eenmanszaak (zie sectie 1).
• Verwerkte gegevens: per antwoord de naam van de persoon die antwoordt, diens aanwezigheid, de gekozen onderdelen, de namen en leeftijden van de personen in het huishouden, een eventueel dieet of allergie, en een bericht. Een dieet of allergie kan een gezondheidsgegeven zijn: het invullen ervan is optioneel. Het e-mailadres van gasten wordt niet verzameld. Van de organisatoren van de uitnodiging: hun e-mailadres.
• Rechtsgrond: voor aanwezigheid, gekozen onderdelen, huishouden en bericht: het beantwoorden van de uitnodiging op verzoek van de gast. Voor dieet of allergie: de uitdrukkelijke toestemming van de gast (artikel 9, lid 2, onder a, AVG), gegeven door een apart vakje aan te vinken, voor zichzelf en voor de personen uit het huishouden die hij of zij opgeeft. Zonder aangevinkt vakje wordt geen dieet of allergie opgeslagen. De gast kan de toestemming intrekken door te schrijven naar contact@fotelya.com.
• Ontvangers: de antwoorden worden alleen gedeeld met de organisatoren van de uitnodiging. Diëten en allergieën worden nooit per e-mail verstuurd: ze zijn alleen zichtbaar in de organisatorruimte.
• Hosting: in de Europese Unie, bij Cloudflare, waarbij de database en de bestanden onder de jurisdictie van de Europese Unie worden opgeslagen. E-mails worden verstuurd via Resend.
• Bewaring: de antwoorden worden 90 dagen na de datum van het evenement automatisch verwijderd.
• E-mails aan organisatoren: een overzicht van de antwoorden (hoogstens één per dag), een eindoverzicht na de antwoorddeadline en een stand van zaken de dag voor het evenement. Ze zijn uit te schakelen in de organisatorruimte.

15. Wijzigingen en contact

Dit beleid kan wijzigen. De toepasselijke versie is die welke op deze pagina is gepubliceerd. Voor vragen over uw gegevens: contact@fotelya.com.